Inleiding

Afgelopen halfjaar hebben we in de CoP gewerkt aan een vraagstuk over hoe de Energy Valley Topclub zich beter op de kaart kon zetten als topsportstad. Naar aanleiding van een bedrijfsbezoek bij de EVTC, waar we een presentatie kregen van Edwin Froma, hebben we deze vraag voorgelegd gekregen. De clubs waren namelijk niet geheel tevreden over de samenwerking. Er waren namelijk geen gezamenlijke doelen waar ze naar toe wilden werken, waardoor er een hoop geld verloren ging. In de CoP hebben we besloten om dit op te pakken als opdracht voor het gehele halfjaar. Het eindproduct hiervan is te zien onderaan deze pagina.  

 

Beschrijving 

Het begin van de CoP vond ik stroef verlopen. Het was nog niet meteen duidelijk wat we gingen doen en er gingen nog mensen naar het buitenland waardoor het afwachten was hoe deze communicatie zou gaan verlopen. Daarnaast hebben we lang gediscussieerd over het uiteindelijke product dat we zouden gaan opleveren. Er waren hier veel ideeën over, maar erg concreet werd het lange tijd niet. Ik denk dat we een CoP hadden met veel diverse personen met allemaal hun eigen kwaliteiten. Ik denk dat we achteraf beter een inschatting hadden kunnen maken van wat deze kwaliteiten eigenlijk per persoon zijn, zodat we een betere afstemming hadden kunnen maken in de taken. Daarnaast hadden we beter gebruik kunnen maken van de begeleiders. We hebben denk ik teveel zelf willen doen (wat overigens niet perse fout is), waardoor het erg lang duurde voordat we een rode draad kregen in ons adviesrapport.

​

Oorzaak 

De oorzaak van het stroeve begin is denk ik te wijten aan de complexiteit van de casus van de EVTC. Tijdens brainstormsessies kwamen we tot zoveel problemen die zich voordeden bij de EVTC, waardoor het lastig was om een bepaalde richting te kiezen. Uiteindelijk is de keuze gemaakt voor het maken van een adviesrapport. Toen we hier de resultaten van teruglazen, kwamen we erachter dat de casus nóg ingewikkelder was dan we van tevoren hadden bedacht. Er waren namelijk geen gezamenlijke doelen, het was niet duidelijk wát de EVTC nou precies was, er was geen leidende partij te vinden en het was voor ons onduidelijk wat de Energy Valley zélf met de EVTC zou willen. 

​

Een andere oorzaak is te vinden in de grootte van de groep. Hierdoor ontstaat er een heel breed scala aan ideeën en opvattingen over wat de oplossing zou moeten zijn voor de casus. Daarnaast waren er natuurlijk een aantal studenten in het buitenland die we ook bij het proces moesten betrekken, maar dit ging lang niet altijd even goed. Het is simpelweg erg lastig om bij de les te blijven als je in het buitenland zit, omdat je tijdens de Skypesessies niet alles meekrijgt van wat er besproken wordt. Het was daarom de afspraak dat ze een plan zouden maken hoe zij wel van toegevoegde waarde konden zijn, maar dit begon pas aan het einde echt vorm te krijgen.

​

Gevolg 

Het gevolg van de complexiteit van de casus was dat we pas erg laat tot een rode draad kwamen voor in het adviesrapport. Elke keer als we dachten dat we de goede weg waren ingeslagen, kwam er weer een aspect voorbij, waardoor er weer andere problemen aan het licht kwamen. Zo dachten we bijvoorbeeld in het begin dat de EVTC wel een beleidsplan zou hebben, waar het uiteindelijk naar toe zou willen werken. Op den duur  bleek dit niet zo te zijn en bleek de EVTC volgens ons een groep topsportclubs die geen gezamenlijke richting hadden gegeven aan de samenwerking. 

​

Oplossing 

Uiteindelijk hebben we besloten om helemaal terug naar de basis te gaan. Dit was best een omslag, omdat we al redelijk gewend waren om de diepte in te gaan qua oplossingen. We hebben besloten om te kijken wat de basis is voor een "ideale samenwerking". De bedoeling hiervan was dat er een nieuw beleid werd opgezet, zodat de EVTC clubs weer met een schone lei konden beginnen. Het was even lastig om hier weer een rode draad voor te vinden. Uiteindelijk hebben we een duidelijke opzet gemaakt voor wat er in een adviesrapport moet komen te staan. Dit moest toen alleen nog even ingevuld worden, maar ook dit bleek niet altijd even lastig. Na een tijdje hebben we, samen met de CoP-begeleiders, een goede lijn uitgezet. Ik pakte deze draad vrij snel op en probeerde dit over te brengen op de rest van de CoP leden.

​

Conclusie

Uiteindelijk denk ik dat we als groep iets te hard van stapel zijn gelopen in het begin. We zijn te snel de diepte in gegaan met het idee "dit lossen wij wel even op". Dit bleek dus niet het geval te zijn. Er bleken dusdanig veel haken en ogen aan de casus te zitten, waardoor velen van ons door de bomen het bos niet meer zagen. De volgende keer zou ik dit willen voorkomen door eerst afstand te nemen van de casus en eerst rustig met alle partijen apart om de tafel te gaan zitten over hun interpretaties en bevindingen op de probleemstelling. Uiteindelijk is het handig om dan zelf een probleemstelling te formuleren en dit voor te leggen aan de deelnemende partijen. Zo creëer je een gezamenlijk probleem, waardoor er een bepaalde cohesie en urgentie ontstaat. 

​

Als bovenstaande dan eenmaal duidelijk op papier is gezet, kan er door de CoP een plan van aanpak worden gemaakt over de manier waarop de casus wordt aangevlogen en waar men moet beginnen. Zo ga je veel structureler te werk en voorkom je veel verwarring en irritaties.

​

Algemeen 

Wat ik jammer vond aan de CoP is dat we weinig casussen hebben ingebracht vanuit onze eigen stages. Dit was wel een vast onderdeel van de vergaderingen. Het was de bedoeling om hier dan met de hele groep over te discussiëren en zo tot een gezamenlijke oplossing te komen. Dit was juist een manier geweest om onderling kennis uit te wisselen en gebruik te maken van elkaars kwaliteiten.

​

Uiteindelijk hebben we wel gebruik kunnen maken van elkaars stage plekken. Zo heb ik mijn eigen stageplek kunnen gebruiken voor het netwerk dat daarin beschikbaar is. Ik had erg korte lijntjes met de contactpersoon voor de EVTC vanuit FC Groningen. Wanneer we als groep een vraag hadden, kon ik deze snel stellen, zonder lang op antwoord te hoeven wachten. 

 

Wat ik wel mooi vond om te zien was dat we gaandeweg een steeds hechtere groep vormden. Iedereen was op een gegeven moment bereid iets voor elkaar te doen en een stapje extra te zetten. Uiteindelijk hebben we goed voor ogen gekregen wat het eindresultaat moest zijn en toen kwamen we in een stroomversnelling te zitten. Hierdoor hebben we een mooi adviesrapport neer kunnen zetten en een goede presentatie gegeven aan de EVTC.

​

Concreet mijn rol binnen de groep

Door goed leiding te geven binnen de groep denk ik dat ik heb bijgedragen aan de richting waar de CoP naartoe wilde. Ik heb uitgezocht hoe een adviesrapport in elkaar hoor te zitten en dit heb ik geprobeerd te delen met de CoP. Hierbij was het soms wel nodig om opgefrist te worden door de CoP begeleiders. Toen ik eenmaal duidelijk had voor mezelf wat de rode draad moest worden, ging het kwartje bij mij vallen hoe het eindproduct eruit moest komen te zien. Ik heb deze kennis/visie geprobeerd te delen met de rest van groep. Vanaf dit moment ben ik wat meer bovenop de producten van de CoP genoten gaan zitten. Ik heb veel stukken nagekeken om te kijken of het in de lijn van de rode draad paste. Uiteindelijk denk ik dat dit een goede zet is geweest, omdat de rest van de groep niet heel scherp voor ogen had hoe het eindproduct eruit zou moeten zien. De casus werd eindelijk "ons eigen", waardoor er ook meer effort in het plan werd gestoken. Uiteindelijk heeft het geresulteerd in een mooi adviesrapport en een mooie presentatie. 

​

Zelf heb ik in het rapport de adviezen geschreven. Deze adviezen heb ik geschreven door kritisch te kijken naar de uitkomsten van de interviews en literatuur die we hebben opgezocht in het literatuuronderzoek. Deze combinatie heb ik vervolgens vertaald naar concrete adviezen voor de EVTC. Dit heb ik uiteindelijk eerst voorgelegd aan de rest van de groep. Daarna heb ik ze nog een beetje aangepast naar de overige wensen en interpretaties van de anderen en daarna zijn ze, naar ieders tevredenheid, in het rapport gekomen. 

​

​

​

​

Adviesrapport EVTC

​

​